サイン（署名）の証明書について

住民票が国内にない場合に取得する印鑑証明書に代わる証明書

海外に住所を移し、住民票が国内にない場合、手続きに必要な印鑑証明書を取得することができません。このような場合、各種手続きはどのように行うのでしょうか。

このようなときは署名証明（サイン証明）という書類を取得し、印鑑証明書の代わりとして利用し、手続きを進めていくことになります。

この他に、海外企業との締結において契約書に直筆の署名を行うサイン証明がありますが、これは基本的に現在海外に在住していない場合に発行するもので、署名証明とは用途と取得方法が異なります。海外取引において取得するサイン証明は主に商工会議所などで取得します。

署名証明とは

署名証明（サイン証明）とは、日本に住民登録をしていない海外に在留している人に対し、日本の印鑑証明に代わるものとして外務省が日本での手続のために発行するもので、申請者の署名（及び拇印）が確かに領事の面前でなされたことを証明するものです。

日本国内で印鑑証明書を取得できない場合はこの署名証明（サイン証明）を取得し、実印が必要になる書類にはサインを行うことで手続きを行います。証明の方法は2種類あります。

【形式1】は在外公館が発行する証明書と申請者が領事の面前で署名した私文書を綴り合わせて割り印を行うものです。

【形式2】は申請者の署名を単独で証明するものです。日本の印鑑証明書のように１枚の用紙として独立した証明書になっており、本人のサインと、本人のサインであることの証明を現地の領事にてされたことが記載されています。

どちらの証明方法にするかは提出先の意向によります（あらかじめ提出先に要確認）。

例えば、相続手続きなどの場合では、不動産登記のための署名証明（サイン証明）は遺産分割協議書への【形式1（綴り合せタイプ】でなければならないことが多く、金融機関への提出は【形式２（独立タイプ）】でよい場合が多いです。
しかし、登記所によっては形式1での手続きが可能である場合もありますし、金融機関によっては形式1を必要とする場合もありますので、事前に確認が必要です。

日本においては、不動産登記、銀行ローン、自動車の名義変更等の諸手続等、様々な理由で印鑑証明の提出が求められますが、日本での住民登録を抹消して外国にお住まいの方は、住民登録抹消と同時に印鑑登録も抹消されてしまいます。

そのため法務局や銀行等では、海外に在留している日本人には印鑑証明に代わるものとして、署名証明（サイン証明）の提出を求めています。

署名証明の発給条件

日本国籍を有する方のみ申請ができます。
＊元日本人の場合は、失効した日本国旅券や戸籍謄本（又は戸籍抄本）（除籍謄本若しくは除籍抄本）を持参すれば遺産相続手続や本邦にて所有する財産整理に係る手続に際し、署名証明を発給できるケースがある。

領事の面前で署名（又は拇印）を行わなければならないので、申請する方本人が在外公館へ出向いて申請することが必要です。代理申請や郵便申請はできません。

署名証明発行の必要書類

• 日本国籍を有していること及び本人確認ができる書類（有効な日本国旅券等）
• 【形式1】の綴り合わせによる証明を希望される場合は、日本から送付されてきた署名（又は拇印）すべき書類

署名は領事の面前で行う必要があります。なお、事前に署名（又は拇印）した文書を持参した場合は、事前の署名（又は拇印）を抹消し、領事の面前で改めて余白に署名（又は拇印）することになります。

署名証明の手数料

1通につき邦貨1,700円相当が必要です。お支払は現金（現地通貨）となります。

国内（公証役場）での署名証明

海外在住ですが、一時的に帰国し、その間に手続きを行う場合、国内の公証役場にて署名証明（サイン証明）を取得することも可能です。公証役場での署名証明（サイン証明）は原則として形式1（綴り合せタイプ）となり、署名押印が必要な書類を持参する必要があります。

帰国をしていても海外での居住が主であり、日本での住民票を置く手続きが取れない場合は公証役場での署名証明（サイン証明）の取得が必要です。

署名証明申請時の留意点

• 本人の署名を証明するのは、基本的には現地の公証人です。外国籍者は現地の公証人に依頼することになります。
• 領事官が、公証人のようにあらゆる私文書について申請者の署名を証明することができるわけではありません。本件署名証明は、あくまでも海外にお住まいの日本人が印鑑証明を必要とする際に、印鑑証明の代わりに発給されるものです。
• 金融機関によっては原本を返却してくれないところもあるので、形式2（単独タイプ）の場合でも多めに取得しておくか、事前に金融機関に問い合わせて必要枚数を把握することを推奨します

外務省Webサイト「在外公館における証明」より抜粋

不動産登記手続きにおける署名証明

不動産登記手続においては、登記申請が申請人本人からされたものであることや、申請人以外の第三者の承諾が必要な場合に、その承諾が本人からされたものであることを担保するため、申請人等本人の印鑑証明書を添付することが必要とされている場合がありますが（不動産登記令（平成１６年政令第３９７号）第１６条第１項，同条第２項，第１８条第１項，同条第２項及び第１９条）、本人が外国に居住している場合については、印鑑証明書を取得することができないため、これに代わる書面として、日本の領事が作成した署名証明を添付することが認められています。

このほか、居住地が日本の在外公館の所在地と離れている場合など、領事が作成した署名証明を取得することが困難なときは、外国の公証人が作成した署名証明を添付して登記の申請をすることも認められています。

法務省「外国に居住しているため印鑑証明書を取得することができない場合の取扱いについて」より抜粋